不動産業の断捨離について

 誰もが起業をして、まず自分の身の回りや整理整頓を徹底させようとする。しかし、時間が経つにつれ、だんだんと周辺には要らないものが溢れてしまい、混沌が始まる。さらにメンバーが増え、事業所が増え、どこに何があるのかわからなくなり、いつの間にかそれがスタンダードになり、カオスがカオスを産み始める。

 そうすると、年に2回程度の大掃除で、その書類を捨てるなり、整頓するなりすれば良いのだろうが、実のところ、この記事の主旨は、現実的な掃除の記事ではない。クラウド、デスクトップの話をしている。今、自分の会社のネットワークのファイルはどのような状態になっているだろうか？またデスクトップの状態はどうだろうか？おそらくかなりの不動産会社が、相当マズイ状態になっているのではないだろうか。

 

 実際、不動産業は書類の量が大量になってしまう。当然、商売自体が土地、建物の取引なので、書類が多岐に渡る。そして所謂「原本ファイル」やらがそこらで散乱してしまう。

 大家の情報のみならず、獲得のチラシや広告物、そして図面。管理だと退去書類や更新書類など、その量は膨大だ。細かいところだと鍵の引き渡し書や現況確認書など。

 またさらにもっと突っ込んで言えば、事業所や店舗が増えると、それはより悲惨な状況になる。 各事業所にそれぞれのマニュアルなどが出来始め、捨てるに捨てられなくなる。

そしてそのほとんど全てのファイルが会社のネットワーク、もしくはクラウドに入れられ、混沌とした遺跡のような状態となる。

 ここで良く言われるのが、今や基幹システムも発展しているし、そこに書類原本ファイルも割と揃っているのではないか、もしくは契約締結などはクラウドサインなどがあるではないか、という意見もあるが、実のところ、そこではカバーできないファイルが多過ぎるのが現状だ。

  たしかに顧客管理やオーナー管理、また契約書類管理などは、割と基幹システムやクラウド上で整頓されているが、いっぽうでマニュアル等の社内使用の書類の置き場所はなく、また細かい業務用の原本はクラウド上に置きっぱなしにしてしまい、見て見ぬフリをしてしまう。

 実際のところ、何処に何のファイルがあるかを全員が把握している状態のチームとそうでないチームの生産性は、雲泥の差となる。

 働き方改革の前に、ファイルの整理が優先するべきところだ。そこで今回は、ファイル整理のコツを提案する。

 

 各部署、各事業所の書類、ファイルを片っ端から集める。そしてそれに番号を振る。大規模な企業になると、これだけでも一大プロジェクトになる。

 不動産業務の全体の流れからどの業務に即した書類なのか、そして誰に対しての書類なのかを分類していく。これもおそらく丸一日最低でも要してしまう。

分類が終わったものから、捨てるもの、使うもの、新たに作るものを取捨選択していく。

 

 基幹システムに入れるもの、またクラウドに残すものなどを決めて、全体周知を行う。

 そして最後にこれが一番重要なところだが、なるべくクォーターごとにファイル整理を行う時間を設ける。本部は一時間程度、事業所は30分程度だろうか。時間をかけているように感じるかもしれないが、メンバー全員のそれぞれの書類を探す時間と書類を作る時間のトータル時間に比べれば、おそらく何十分の一だろう。

  以上のようなファイル整理は、 業務効率をとても上げることができるので、是非一度試して見てほしい。

 あ、それでも「調査、分類」を行う時間のない企業様は弊社でも代行しているので、気軽にお問い合わせください笑

 業務を棚卸しし、生産性を向上させる。