会議の質を高めるには？

  ある一定のキャリアを積んでいくと、仕事の大半が会議に追われるようにようになる。

 そのなかには生産性の高い会議やそうでないものもあり、また良い雰囲気の会議もあれば悪い会議もある。

 しかしながら、会議というのは、あくまで型であり、目的を達成するための話し合いの場であることは共通している。ここでは会議自体の本質を考えて、効率的な会議方法はどのような会議か考えてみたい。

 1.会議の目的よりもゴールを決める。

 目的とゴールという言葉は似ているが、意味合いが違う。たとえば、「この会議の目的は？」と質問するのと、「この会議のゴールは？」と質問するのでは、面白いことに回答が変わってくる。なるべく会議前には、ゴール設定をすることが大切だ。

2.数値と感覚のバランスを取る。

 数字というファクトはとても大事であり、数字ありきの議論がベースにあるのだが、実際幹部陣での話し合いや重要な案件を決定する場合、ある種の感覚的な発想はとても大事になる。しかしながら、感覚を語るとき、数字の根拠を調べなければいけない。発想→計画という作業がとても大事なのだが、感覚で突っ走ってしまうことも多い。議論が数学ベースなのか、感覚的な話なのかを見極め、感覚的な話になった場合、数字を取る日程を決めていけば実のある議論が生まれる。

逆に数字ベースになると、なかなか意見が出にくく、実際会議出席者が数字集めに奔走してしまい、生産性が落ちてしまうケースもある。

3.席順を考える。

積極的な人と積極的な人の間に、あまり発言しない人を置いておく。または役職が高い人の間に部下を入れると、意見が出やすくなる。末席からの発言はなかなか勇気がいるが、間に入ることで意見が言いやすくなる。

4.徐々に時間をカットしていく。

いくつかの会議に参加してみてわかったが、生産性の高いチームは会議時間が短くなっていく。逆に低いチームは会議時間が伸びていく。

 つまり会議の時間をどんどん短縮していき、生産性を上げる。たとえば120分の予定を次の会議では100分にし、その次は80分にする。だんだん短縮することで会議の質を上げていく。いきなりショートバージョンにすると、議題が終わらなかったり、駆け足で終わり、質が下がるケースもある。

5.会議終了前に参加者のやるべきことを発表する。

 大仰しい発表ではなく、決まったことに対しシンプルに答える。会議で貰った宿題、決定事項のリマインドのためだ。

ざっくりまとめるとこんなところだが、世の中には会議の質を上げるコンサルタントの商材やワークブックがたくさん売られている。このあたりを参考にしながら、ベストな自社の意思決定、業務遂行を図るようにいろいろと試してみて欲しい。